Vous dirigez un organisme de formation certifié Qualiopi, ou vous préparez votre première certification. L'indicateur 26 porte sur l'accueil, l'accompagnement et l'orientation des publics en situation de handicap. Les auditeurs attendent des éléments concrets et datés. Ce guide vous propose une méthode pas à pas pour organiser, tracer et documenter votre veille handicap, afin d'aborder votre audit Qualiopi avec un dossier clair.
Ce que l'indicateur 26 attend de votre organisme
Dans le référentiel national qualité publié par le ministère du Travail, l'indicateur 26 demande au prestataire de mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner, former ou orienter les publics en situation de handicap. Le verbe clé est « mobiliser ». L'auditeur cherche la preuve que votre organisme sait vers qui se tourner, avec quels outils, et qu'il met ces ressources en action.
Cet indicateur concerne tous les organismes, quelle que soit leur taille. Une structure de trois personnes peut le satisfaire pleinement, à condition de montrer une démarche structurée. Il ne s'agit pas d'avoir un service dédié. Il s'agit d'identifier un interlocuteur, de connaître les dispositifs existants et de garder trace de ce que vous faites.
Les trois niveaux de preuve attendus
Les auditeurs examinent généralement trois niveaux, que vous pouvez présenter dans cet ordre :
- L'organisation : un référent handicap nommé, ses missions décrites, ses coordonnées communiquées aux stagiaires.
- Les ressources : une liste de partenaires et de sources d'information (Agefiph, FIPHFP, MDPH, Cap emploi, associations spécialisées) avec les contacts utiles.
- La mise en œuvre : des situations réelles où ces ressources ont été activées, ou des procédures prêtes à l'emploi avant d'accueillir le premier cas.
Chaque niveau se documente simplement. Le plus important est la cohérence entre ce que vous affirmez dans vos documents et ce que vos équipes savent répondre en entretien d'audit.
Une idée clé : la veille handicap sert l'indicateur 26. Elle vous aide à connaître les évolutions des aides, des obligations d'accessibilité et des bonnes pratiques pédagogiques. Votre accueil des stagiaires reste ainsi toujours à jour.
Nommer un référent et définir ses missions
La première pièce de votre dossier est le référent handicap. Dans un organisme de formation, cette fonction peut être portée par le dirigeant, le responsable pédagogique ou un membre de l'équipe administrative. Le choix compte moins que la clarté du rôle. Une courte fiche de mission, datée et signée, démontre l'engagement.
Rédigez cette fiche en une page. Elle précise le nom du référent, ses coordonnées, sa disponibilité et ses missions : accueillir les demandes, évaluer avec le stagiaire les besoins d'adaptation, contacter les partenaires, assurer le suivi et assurer la veille. Indiquez aussi un suppléant pour assurer la continuité de service en cas d'absence.
Rendre le référent visible
Un référent identifié, c'est une base. Mieux encore : un référent que chaque stagiaire peut joindre en deux clics. Affichez ses coordonnées à plusieurs endroits :
- sur votre site internet, dans une page « Accessibilité et handicap » ;
- dans le livret d'accueil et la convocation envoyée aux stagiaires ;
- dans le règlement intérieur ou le programme de chaque formation ;
- sur les devis et conventions, avec une phrase invitant à signaler tout besoin spécifique.
Ces mentions sont des preuves faciles à présenter. Conservez des captures d'écran datées de votre site et des exemplaires de vos documents. Lors de l'audit, vous les ouvrez en quelques secondes.
Organisez un point de formation interne. Le référent peut suivre un module de sensibilisation, par exemple proposé par l'Agefiph ou par un réseau professionnel, puis transmettre les points essentiels à l'équipe et aux formateurs. Gardez l'attestation ou le support de la réunion d'équipe, avec la date et la liste des participants.
Construire une veille handicap régulière et sourcée
Le mot « veille » apparaît dans l'esprit des indicateurs 23 à 25, mais l'indicateur 26 en tire parti. Les aides financières, les obligations des entreprises et les ressources d'adaptation évoluent. Une veille régulière vous permet de conseiller vos stagiaires et vos financeurs avec des informations fiables.
Les sources à suivre
Concentrez-vous sur un petit nombre de sources officielles. Voici ce qu'il faut suivre :
- Légifrance pour les textes du Code du travail et du Code de l'éducation relatifs à l'emploi des personnes handicapées et à l'accessibilité ;
- Agefiph pour les aides à la formation, à l'adaptation des situations de travail et les actualités du secteur privé ;
- FIPHFP pour les agents de la fonction publique et les employeurs publics ;
- Service-public.fr pour les démarches des personnes concernées, notamment la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ;
- Mon Parcours Handicap pour les informations pratiques à destination des personnes et des professionnels.
Ajoutez les newsletters de votre OPCO, de votre région et des associations spécialisées dans les handicaps que vous accueillez le plus souvent.
Un rythme réaliste
Fixez un rendez-vous mensuel de trente minutes. Le référent parcourt les sources, retient les informations utiles et rédige une courte note. Un rythme trimestriel est aussi acceptable pour une petite structure, à condition de le tenir. L'essentiel est la régularité : trois ou quatre notes datées sur douze mois prouvent votre engagement.
Reliez chaque information à une action. Une nouvelle aide de l'Agefiph devient une ligne dans votre fiche d'accompagnement. Une évolution réglementaire sur l'accessibilité devient un point à examiner dans votre prochain plan d'amélioration continue.
Documenter : la trame de fiche de veille et les preuves à conserver
Documenter ne demande rien de compliqué. Un tableur partagé ou un dossier numérique bien nommé suffit. Voici une trame de fiche de veille en six rubriques, à dupliquer pour chaque information retenue :
- Date de la consultation.
- Source avec son lien officiel.
- Résumé en deux ou trois phrases.
- Impact pour votre organisme : accueil, pédagogie, locaux, financement.
- Action décidée : mise à jour d'un document, information de l'équipe, contact d'un partenaire.
- Responsable et échéance de l'action, puis date de clôture.
Cette trame couvre ce que les auditeurs cherchent : une information identifiée, analysée, puis exploitée. La colonne « action décidée » est la plus précieuse. Elle montre que vous agissez sur la base de cette veille en passant concrètement à la mise en œuvre.
Les preuves à garder dans un dossier unique
Créez un dossier « Indicateur 26 » et classez-y, par année :
- la fiche de mission du référent handicap ;
- la liste des partenaires et réseaux avec leurs contacts et la date de dernière vérification ;
- les fiches de veille et les comptes rendus de réunion d'équipe ;
- la procédure d'accueil d'une personne en situation de handicap, de la demande à la clôture ;
- des exemples d'adaptations réalisées (supports agrandis, temps supplémentaire, salle accessible, interprète en langue des signes) ;
- les questions posées dans le questionnaire de satisfaction sur l'accessibilité, avec les résultats.
Les données personnelles de santé exigent de la discrétion. Anonymisez les exemples, ou décrivez la situation en préservant l'anonymat de la personne. Vous présentez ainsi des cas concrets tout en respectant la confidentialité de vos stagiaires.
Activer votre réseau et préparer l'audit
L'indicateur 26 s'appuie aussi sur l'orientation. Quand votre organisme doit recourir à des partenaires pour un besoin, il sait vers qui rediriger la personne. Un annuaire de partenaires à jour est un atout. Prévoyez des contacts locaux pour chaque type de besoin : la MDPH de votre département, Cap emploi, les missions locales, l'Agefiph de votre région, les associations dédiées aux handicaps auditifs, visuels, moteurs, psychiques ou cognitifs.
Prenez l'habitude de tester votre annuaire deux fois par an. Un court appel ou un courriel de vérification confirme que les contacts sont à jour. Notez la date dans votre tableau. Cela prouve l'entretien de votre réseau.
Checklist pour lundi matin
- Nommez le référent handicap et son suppléant, puis faites signer la fiche de mission.
- Ajoutez une page « Accessibilité et handicap » sur votre site, avec les coordonnées du référent.
- Complétez votre livret d'accueil et vos conventions avec une phrase d'invitation à signaler un besoin.
- Réunissez cinq sources officielles dans un même signet de navigateur.
- Planifiez dans l'agenda un rendez-vous de veille mensuel ou trimestriel.
- Créez le dossier « Indicateur 26 » et déposez-y vos premières pièces.
- Préparez une présentation orale d'une minute : « qui est notre référent, quelles sources suivons-nous, quel exemple pouvons-nous montrer ».
Le jour de l'audit, présentez cet ensemble avec assurance. Un dossier ordonné, des dates récentes et un exemple concret montrent le sérieux de votre démarche. Les actions décidées lors des veilles précédentes forment un fil conducteur parlant pour l'auditeur.
FAQ
Faut-il un référent handicap dédié à plein temps ?
Non. Pour la plupart des organismes de formation, le référent handicap exerce cette mission en plus de ses autres fonctions. Ce qui compte, c'est qu'il soit identifié, joignable et formé aux dispositifs existants. Une fiche de mission claire, un suppléant désigné et une communication visible auprès des stagiaires sont la base pour l'audit.
À quelle fréquence réaliser la veille handicap ?
Le référentiel laisse le choix de la fréquence. Un rendez-vous mensuel ou trimestriel convient à une petite structure. Choisissez un rythme que vous tenez réellement et conservez une trace datée de chaque séance. Quelques notes régulières pèsent davantage qu'une grande synthèse produite la veille de l'audit.
Que montrer si je n'ai accueilli aucun stagiaire en situation de handicap ?
Présentez votre procédure d'accueil, votre annuaire de partenaires, vos supports adaptables et vos fiches de veille. Vous pouvez aussi montrer comment vous traiteriez une demande fictive, de la prise de contact à la mise en place d'adaptations. Cette préparation prouve que votre organisme est prêt à répondre dès la première sollicitation.
Quelles sources officielles suivre en priorité ?
Commencez par Légifrance pour les textes, l'Agefiph et le FIPHFP pour les aides, Service-public.fr et Mon Parcours Handicap pour les démarches. Complétez avec les informations de votre OPCO et de votre région. Cinq à sept sources bien choisies vous suffisent et se consultent en une demi-heure.
Comment présenter les adaptations réalisées en respectant la confidentialité ?
Décrivez la nature de l'adaptation et son effet pédagogique, en préservant l'anonymat et la confidentialité. Par exemple : « supports en gros caractères et temps supplémentaire pour l'évaluation finale, mise en place après échange avec le stagiaire et son employeur ». L'auditeur y lit la démarche, et la personne garde la maîtrise de ses informations.
Mon site internet doit-il comporter une page dédiée ?
Une page dédiée est recommandée. Elle rassemble les coordonnées du référent, les modalités d'accueil, l'accessibilité de vos locaux et les partenaires mobilisables. C'est une preuve visible, facile à dater par capture d'écran, et un service apprécié des futurs stagiaires et de leurs prescripteurs.
Pour aller plus loin
- Indicateur 25 Qualiopi : la veille sur les innovations pédagogiques et technologiques
- Formation technique CFO/CFA/Ventilation : l'appel d'offres à saisir
- Appel d'offres UNIHA : formez sur les automates de dispensation
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