Si vous accompagnez des candidats à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), une nouvelle étape réglementaire vous attend. À compter du 9 juillet 2026, deux informations supplémentaires devront être collectées et transmises pour chaque dossier : le domaine d’activité et la certification RNCP visée. Cette évolution, issue du renforcement de la traçabilité des parcours, s’applique à tous les organismes de formation intervenant dans la VAE. Elle est dans la logique du référentiel Qualiopi, notamment l’indicateur 23 qui exige une adéquation fine entre les prestations et les besoins des publics. Anticiper cette obligation vous aide à intégrer ces données dans vos processus actuels et à faire de cette contrainte un atout pour piloter votre activité.
Cet article vous donne les données attendues, les bénéfices concrets, les actions à mener dès maintenant, et les points d’attention pour votre prochain audit Qualiopi.
Quelles sont les deux nouvelles données à collecter pour la VAE ?
Le texte qui entrera en vigueur le 9 juillet 2026 (actuellement en cours de publication au Journal Officiel) impose aux organismes de formation de renseigner, pour chaque candidat à une VAE, deux champs supplémentaires dans leur système d’information et leurs transmissions aux financeurs.
1. Le domaine d’activité professionnelle
C’est le secteur dans lequel le candidat souhaite faire reconnaître son expérience. Ce domaine d’activité correspond à l’intitulé large du métier ou du secteur professionnel visé, par exemple « Bâtiment – gros œuvre », « Services à la personne », ou « Commerce – distribution ». Cette donnée, déjà utilisée dans d’autres dispositifs de formation, aide les financeurs et les pouvoirs publics à mieux cartographier les besoins en compétences par branche. Pour vous, organisme de formation, elle donne une vision plus nette des tendances de votre portefeuille VAE, ce qui vous aide à cibler votre offre de services.
2. La certification RNCP visée
La seconde donnée obligatoire est le code et l’intitulé exact de la certification professionnelle inscrite au RNCP que le candidat ambitionne d’obtenir. Jusqu’à présent, cette information était souvent implicite. Sa collecte systématique assure une traçabilité totale du parcours de VAE, de la recevabilité du dossier jusqu’au jury. En pratique, vous devrez indiquer le numéro RNCP (ex : RNCP12345) et son intitulé officiel (ex : « Technicien supérieur en comptabilité et gestion »). Cette précision améliore la fiabilité des données transmises aux OPCO, comme le prévoit le décret agrément OPCO, et correspond à l’obligation Qualiopi de « veiller à l’adéquation des prestations délivrées avec les exigences des certifications visées » (indicateur 23).
Pourquoi ces obligations renforcent votre pilotage d’activité
Au-delà de l’aspect réglementaire, ces deux données ont un intérêt stratégique pour votre organisme de formation. En les intégrant dès maintenant, vous gagnez sur trois tableaux.
Une vision consolidée de votre portefeuille VAE
En collectant le domaine d’activité et la certification RNCP, vous avez une photographie actualisée des secteurs et des diplômes les plus demandés. Cela vous aide à ajuster votre catalogue de formations (notamment en amont de la VAE, pour les modules complémentaires prescrits par le jury) et à anticiper les recrutements de formateurs ou d’évaluateurs habilités. Par exemple, si vous constatez une hausse des dossiers dans le domaine du numérique, vous pouvez décider de renforcer votre équipe sur ce créneau avant même que la demande explose.
Une justification simplifiée lors des audits Qualiopi
Le référentiel Qualiopi, et en particulier l’indicateur 23, exige que l’organisme montre comment il analyse les besoins des publics et adapte ses prestations. Avec ces nouvelles données, vous avez des preuves fiables : vous pourrez montrer que vous suivez la cohérence entre le projet de VAE et la certification visée. Lors de l’audit, des tableaux de bord extraits de votre logiciel de gestion suffiront à montrer cette démarche d’amélioration continue.
Un dialogue facilité avec les financeurs
Les OPCO et autres financeurs, dont le cadre d’action est défini par le décret sur l’agrément et le fonctionnement des OPCO, ont besoin de données fiables pour piloter les fonds de la formation professionnelle. En transmettant des informations standardisées dès l’entrée en VAE, vous réduisez les risques de rejets de dossiers ou de demandes de pièces complémentaires. C’est un gain de temps pour vos équipes et une relation de confiance durable avec vos partenaires financiers.
Comment se préparer : la checklist des actions à lancer maintenant
Le 9 juillet 2026 peut sembler lointain, mais plus vous anticipez, plus la transition sera fluide. Voici les étapes concrètes à déployer dans votre organisme.
- Mettre à jour vos supports de collecte d’informations : ajoutez les deux champs (domaine d’activité et certification RNCP) dans vos formulaires de candidature, vos livrets de recevabilité et vos systèmes d’information (CRM, logiciel de gestion des OF). Utilisez des listes déroulantes basées sur la nomenclature officielle des domaines d’activité et le répertoire RNCP pour des saisies exactes.
- Former vos équipes : conseillers VAE, assistants administratifs, responsables pédagogiques doivent comprendre le sens de ces nouvelles données et leur importance pour la qualité du dossier. Organisez une session d’information interne avant la fin du premier trimestre 2026.
- Vérifier la compatibilité avec vos outils numériques : si vous utilisez une plateforme de gestion de la formation, vérifiez qu’elle pourra enregistrer et transmettre ces données au format attendu par les financeurs. L’export vers les systèmes d’information des OPCO doit être testé.
- Anticiper l’audit Qualiopi : intégrez dès à présent ces deux indicateurs dans votre processus de pilotage. Documentez la manière dont vous collectez et analysez ces données ; cela sera une preuve supplémentaire de votre démarche qualité (indicateur 23).
- Communiquer auprès de vos candidats : expliquez-leur, de manière positive, que ces informations donneront un suivi plus personnalisé de leur parcours et une reconnaissance plus rapide de leur expérience. Un court paragraphe dans votre guide du candidat suffit.
Ce que cela change dans votre prochain audit Qualiopi
L’indicateur 23 du référentiel Qualiopi est souvent source de questionnements lors des audits. Il porte sur la capacité du prestataire à « veiller à l’adéquation des prestations délivrées avec les besoins des publics bénéficiaires et les exigences des certifications visées ». Avec ces nouvelles obligations de données, vous avez un levier concret pour montrer votre conformité.
Lors de votre prochain audit, l’auditeur pourra vous demander comment vous assurez le lien entre le projet de VAE et la certification RNCP. En ayant déjà enregistré le domaine d’activité et le code RNCP pour chaque dossier, vous produisez en quelques clics un état récapitulatif. Cela montre votre démarche active d’amélioration continue et la cohérence de votre offre avec les besoins du marché du travail. Conservez les traces de ces analyses (bilans semestriels, comptes rendus de réunions) dans votre dossier de preuves.
Cet alignement réglementaire améliore votre positionnement en tant qu’acteur de confiance. Les certificateurs et les pouvoirs publics auront une vision plus fine de l’impact des parcours de VAE sur l’emploi, ce qui profitera à l’ensemble de la filière. En adoptant ces obligations avant la date butoir, vous montrez votre sérieux, valorisé lors de votre renouvellement de certification.
FAQ
Quand exactement ces nouvelles obligations entrent-elles en vigueur ?
Elles s’appliquent à tous les dossiers de VAE déposés à compter du 9 juillet 2026. Les dossiers en cours avant cette date restent régis par les règles antérieures, mais vous avez intérêt à appliquer la nouvelle règle dès que possible pour anticiper la transition.
Les deux données sont-elles obligatoires même pour une VAE partielle ?
Oui. Qu’il s’agisse d’une VAE totale ou d’une validation partielle, le domaine d’activité et la certification RNCP visée doivent être renseignés. Cela aide à tracer le parcours du candidat, même en cas d’obtention partielle des blocs de compétences.
Quel format de données est attendu pour la certification RNCP ?
Vous devez fournir le numéro RNCP (ex : RNCP12345) et l’intitulé officiel de la certification tel qu’il figure au répertoire. Utilisez la version actualisée du RNCP disponible sur le site de France Compétences pour assurer l’exactitude des informations.
Est-ce que tous les organismes de formation sont concernés, y compris les sous-traitants ?
Oui. Dès lors que vous intervenez dans le cadre d’une VAE, que vous soyez organisme principal, sous-traitant ou partenaire, vous devez collecter ces données et les transmettre à l’entité qui pilote le dossier. La responsabilité de la conformité incombe à l’organisme signataire de la convention avec le financeur.
Comment justifier cette collecte lors d’un contrôle Qualiopi ?
Vous pouvez vous appuyer sur l’indicateur 23 du référentiel Qualiopi : la collecte du domaine d’activité et de la certification RNCP montre que vous analysez les besoins des publics et adaptez vos prestations. Présentez des tableaux de synthèse, des comptes rendus de comités de pilotage ou des évaluations de satisfaction qui intègrent ces données.
Existe-t-il un risque de sanction en cas de retard de mise en conformité ?
En cas de retard de mise en conformité, vous vous exposez à un refus de prise en charge par les financeurs, voire à une suspension de votre certification Qualiopi si l’audit révèle des lacunes dans la traçabilité des parcours. Anticiper la mise en conformité vous aide à sécuriser votre chiffre d’affaires et votre référencement.
Pour aller plus loin
Pour approfondir votre maîtrise de la veille réglementaire et d’autres évolutions impactant les organismes de formation, consultez nos articles dédiés :
- Veille réglementaire pour organismes de formation : le guide complet 2026 – Les bonnes pratiques pour tout suivre.
- Anticipez l’opposabilité de vos CGV en cas de changement de stagiaire – Une autre obligation à connaître pour 2026.
- Prorogation GIP formation maritime : stabilité pour 2026 – Un point sectoriel qui illustre l’importance d’une veille ciblée.
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