Vous faites régulièrement appel à des formateurs externes ou à d’autres organismes pour enrichir vos programmes. La sous-traitance est une pratique courante. Mais avec Qualiopi, elle doit être encadrée avec rigueur. L’Arrêté du 6 juin 2019 modifié et le Guide de lecture du ministère du Travail posent des exigences précises. Cet article vous donne les clés pour maîtriser votre chaîne de sous-traitance et aborder vos audits Qualiopi avec confiance.
Sous-traitance et Qualiopi : le cadre officiel
Le référentiel Qualiopi s’applique aux activités sous-traitées. L’indicateur 26 précise que lorsque vous confiez tout ou partie d’une action de formation à un tiers, vous devez vérifier que ce tiers respecte toutes les exigences qualité. Votre sous-traitant doit fonctionner avec le même niveau d’exigence que s’il était directement audité.
Cette obligation couvre la conception, l’animation, l’évaluation et le suivi de la formation. Que vous fassiez appel à un organisme spécialisé, à un formateur indépendant ou à un expert reconnu, le principe reste le même : vous restez responsable vis-à-vis de votre client et des financeurs. Les documents de l’audit doivent en témoigner.
Le Guide de lecture insiste sur la formalisation de la relation. Un accord verbal nécessite désormais un contrat écrit, détaillant les prestations et les obligations qualité, pour justifier la conformité. Vérifiez aussi que le sous-traitant détient la certification Qualiopi s’il est un organisme de formation. En procédant à cette vérification, vous préservez votre certification.
Ce qui est autorisé : les clés d’une sous-traitance sereine
Multiplier les expertises en maintenant le contrôle
La sous-traitance est un levier pour élargir votre offre et répondre à des besoins pointus. Vous pouvez confier une formation à un confrère pour gérer un surcroît d’activité ou pour proposer une spécialité que vous ne maîtrisez pas. Vous pouvez aussi mobiliser un formateur free-lance, à condition qu’il agisse à titre individuel et non comme un organisme de formation à part entière (sinon, la certification s’impose).
Dans tous les cas, gardez la maîtrise pédagogique. Vous validez le programme, vous assurez la cohérence avec vos objectifs de formation, et vous évaluez la satisfaction des stagiaires. Ces éléments, traçables, sont présentés à l’auditeur pour démontrer que vous pilotez la prestation.
Documenter pour prouver la qualité
Pour chaque sous-traitant, constituez un dossier avec : un contrat détaillé (durée, modalités de réalisation, critères d’évaluation), les preuves de ses compétences (CV, certifications, agréments), et si applicable, son certificat Qualiopi. Ajoutez un tableau de suivi des formations sous-traitées : dates, stagiaires, évaluations. Ce dossier vous fait gagner du temps lors de l’audit et renforce votre posture de pilotage.
L’indicateur 26 peut être audité avec l’indicateur 8, qui porte sur la sélection et l’encadrement des formateurs. Affichez une grille de sélection objective, utilisée avant de contractualiser. Cette grille prouve votre démarche d’amélioration continue et votre rigueur.
Ce qui est interdit : les pratiques à proscrire
Sous-traiter exclusivement à un organisme certifié
Si votre sous-traitant est un organisme de formation qui réalise des actions entrant dans le champ de l’article L.6313-1 du Code du travail, il doit détenir la certification Qualiopi. C’est une condition pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés. En confiant une formation à un OF non certifié, vous vous exposez à une non-conformité lors de votre audit. Avant de signer, demandez une copie du certificat valide.
Attention : un simple numéro de déclaration d’activité (NDA) ne remplace pas la certification. L’exigence est claire et rappelée dans toutes les FAQ du ministère du Travail. Vérifiez la date de validité et le périmètre du certificat du sous-traitant, car certains audits ne couvrent pas toutes les catégories d’actions.
Assurer la traçabilité et un contrat complet
Un contrat de sous-traitance complet est exigé par l’auditeur à la place d’un document trop léger ou d’une simple facture. Le référentiel exige la preuve d’une réflexion qualité : comment avez-vous sélectionné le sous-traitant ? Quelles sont les modalités de suivi et d’évaluation ? En disposant de ces informations, vous garantissez votre conformité et évitez une non-conformité majeure. Le contrat doit intégrer des obligations sur la confidentialité, le RGPD, la propriété intellectuelle et le reporting régulier.
Un suivi régulier après la formation est une pratique clé à intégrer. Vous devez recueillir des retours stagiaires et, si possible, des résultats d’évaluation des compétences acquises. Conservez ces éléments pour prouver que la prestation sous-traitée a satisfait aux exigences qualité.
Pilotez votre sous-traitance au quotidien
Un processus structuré, de la sélection au bilan
Adoptez une procédure en trois temps. D’abord, la sélection : définissez des critères précis (expertise, certification, références) et documentez vos entretiens. Ensuite, la contractualisation : utilisez un modèle de contrat intégrant toutes les clauses qualité. Enfin, le suivi : planifiez des points réguliers avec le sous-traitant et conservez des comptes rendus. Ces éléments sont utiles lors de l’audit Qualiopi.
Pour les formations récurrentes, mettez en place un tableau de bord synthétique. Il vous permet de visualiser les formations sous-traitées, les dates clés et l’état des évaluations. L’auditeur appréciera votre capacité à piloter la qualité de façon proactive.
Preuves à conserver : la liste pratique
- Contrat de sous-traitance signé, avec annexes éventuelles (programme, calendrier).
- Certificat Qualiopi du sous-traitant (si OF) et vérification de sa validité sur le site Certif’Info.
- Grille de sélection renseignée (critères, notation, décision).
- Curriculum vitae du formateur, justificatifs d’expertise.
- Évaluations de la formation (questionnaires stagiaires, comptes rendus).
- Comptes rendus de réunions de suivi avec le sous-traitant.
- Preuves de veille (par exemple, une fiche d’évolution du sous-traitant dans votre système de management de la qualité).
Cette documentation vous place en position de force. Constituez un dossier au fil de l’eau pour vous préparer sereinement à l’audit.
Anticiper l’audit : la checklist du responsable d’organisme
Lors de l’audit, l’indicateur 26 sera examiné avec soin. L’auditeur vérifie l’existence des documents, mais aussi leur cohérence et leur actualité. Voici une checklist pour vous préparer :
- Identifier toutes les actions de formation sous-traitées sur la période auditée.
- Pour chaque action, rassembler le contrat, les preuves de compétences du sous-traitant, et les évaluations.
- Vérifier que le sous-traitant OF a bien la certification Qualiopi en cours – en cas de doute, consultez Certif’Info.
- Préparer un tableau de synthèse avec les indicateurs qualité évalués pour chaque prestation sous-traitée.
- Prévoir d’expliquer en entretien comment vous avez sélectionné et suivi chaque sous-traitant.
En amont, faites une revue de contrat. Vérifiez que chaque sous-traitant dispose d’un contrat formalisé et, le cas échéant, rédigez un avenant ou une convention. Chaque point documenté renforce votre conformité.
Cette préparation vous permet d’aborder l’audit avec une vision claire. Vous démontrez que la sous-traitance est un processus maîtrisé, avec une visibilité totale. C’est un levier pour renouveler votre certification en toute sérénité.
FAQ
Un formateur indépendant en auto-entrepreneur doit-il être certifié Qualiopi ?
Si le formateur agit en son nom propre en tant qu’individu distinct d’un organisme de formation, la certification Qualiopi est facultative. En revanche, vous devez prouver ses compétences et son expertise, et vérifier que la prestation respecte les critères qualité. En cas de doute, demandez l’avis de votre auditeur ou référez-vous à la FAQ du ministère du Travail.
Puis-je sous-traiter une formation éligible au CPF à un organisme qui a seulement l’agrément ESUS ?
Non. L’agrément « Entreprise solidaire d’utilité sociale » est différent de la certification Qualiopi. Pour les actions financées par le CPF, le sous-traitant OF doit être certifié. Vérifiez-le systématiquement.
Que faire si mon sous-traitant perd sa certification en cours de contrat ?
Vous devez suspendre immédiatement toute prestation qui fait l’objet d’un financement public. Informez votre sous-traitant et convenez d’un plan d’action : soit il obtient à nouveau la certification, soit vous mettez fin au contrat pour la partie concernée. Gardez les traces écrites de ces échanges.
Mon sous-traitant est basé à l’étranger. Quelles sont les exigences ?
L’obligation de certification s’applique à tout organisme de formation, même étranger, s’il veut bénéficier de fonds publics français. Pour bénéficier de fonds communs ou publics, le sous-traitant doit être certifié Qualiopi ; dans le cas contraire, cherchez une autre source de financement ou un prestataire certifié.
Comment facturer une formation que je sous-traite partiellement ?
Vous facturez votre client globalement, et le contrat de sous-traitance prévoit la rémunération du sous-traitant. Vous restez le seul responsable de la prestation complète. L’auditeur vérifiera que la partie sous-traitée respecte les exigences qualité, mais c’est vous qui délivrez l’attestation de formation et gérez la relation client.
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